湖南人文科技学院离退办
关于活动经费使用及各种协会管理的规定
为了更加有效地使用好学校拨给离退办的活动经费，使老同志们的文娱体育活动开展得有声有色，经广泛征求老同志的意见，离退办研究决定，对今后的活动经费的使用办法，以及各种文娱体育协会的管理做如下规定。
一、 活动经费
秉着集中使用，统一管理的原则，学校拨给的活动经费除固定和必要的开支以外，全部用于老同志开展活动，由离退办统一管理集中使用，加大每次开展活动发放纪念品和竟赛奖励品的标准和力度，又根据人人共享的原则，让那些居住外地、身体有病不能坚持参加活动的老同志也能享受其二分之一活动经费的待遇，今后不再按人头下拨活动经费，实行统一管理，集中使用。
二、 协会管理
1、根据广大老同志的报名情况，设有歌舞、门球、乒乓球、太极拳、扑克、麻将、字牌、象棋、钓鱼、书画等10个协会，协会不收取任何会员费和报名费，各协会经民主选举产生会长一人，负责该协会的日常活动和一年一度的集中赛事活动，以及该协会的换届选举工作。所有协会由离退办分管领导主管，协会每年换届一次，会员每年可根据规定的报名时间自由选择其它协会的加入。
2、每人每年可报名参加两个协会，报名时间分别为每年的上学期3月1日至3月31日，下学期9月1日至9月30日，凡下学期报名的只享受当年开展活动发放纪念品的二分之一，但可全额享受竟赛所获奖的奖品。
3、协会除了开展正常的活动以外，每年应集中开展一次比赛活动，其比赛活动的时间、地点、方式自定，但必须提前一个星期报告离退办进行审核。各协会所有比赛活动必须在当年的11月30日以前全部结束，否则，学校财务处因封帐而造成无法报帐的后果只能由该协会负责。
三、 对外参赛
所有协会均可自由自愿参加当地各级行政机关、社会团体、民间组织的一些健康向上的比赛活动，鉴于社会上名目繁多的各种赛事，经请示学校领导并决定：除上级行政主管部门（省教育厅所属有关主管部门）组织或指定的省内的竟赛活动离退办负责组织并承担一定经费以外，每个协会每年最多只能组织一个代表队参加一次当地各行政机关、社会团体、民间组织的比赛活动，离退办承担总经费不超过300元的参赛费或报名费，但必须凭正式发票和正式通知。其它任何形式的比赛活动一切经费自理。经离退办同意参加的活动，凡获得有证书或证明的一、二、三等奖者，离退办分别奖给每个队员30元、20元、10元的奖金，同时，离退办还凭正式通知，补助给每个队员在实际参加比赛期间的每人每天10元的误餐费。
四、 仪器设备
鉴于离退办的经费紧缺，除固定的仪器设备、场地设施、桌椅板凳、棋牌电器等由离退办负责购置和修善以外，其他均由个人自理。秉着资源共享的原则，所有活动室和活动场地，各种仪器设备，包括无论通过何种途径获得的设施设备，均由离退办统一调配和使用。
湖南人文科技学院离退处
2022年12月25日
