湖南人文科技学院部门立卷归档范围-湖南人文科技学院档案馆

湖南人文科技学院部门立卷归档范围

作者：时间：2019-06-05 点击数：

湖南人文科技学院立卷归档范围

一、党群类（DQ）

主要包括普通高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关关于党群管理的文件材料。

立卷部门：党政办（类目代号：DQ11）

序号	类目名称	保管期限
1	上级党组织有关党的建设的文件材料	?
	A、需要贯彻执行的方针政策、意见、办法、条例、决定等重要文件材料：省级以上的政策性很强的、或针对性的、或本校人员兼任地方党、政、工、团、民主党派、人大代表、政协等主要职务的	永久
	B、其他的、或本校人员兼任社会（如学会、协会等）一般职务的	30年
	C、通知、通报、决定等一般性的文件材料	10年
2	学校获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市委的、校党委表彰的优秀党员、优秀党务工作者等重要的、综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年

3	本校党代会文件材料	?
	A、大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音，大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等	永久
	B、大会提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等	30年
	C、参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样	10年
4	党委会、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件	永久
5	校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复	?
	A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告	永久
	B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告	10年
6	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）	永久
7	以党委名义发布的文件	永久
8	以党委名义召开的工作会议材料	永久
9	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	?
	A、重要的	永久
	B、一般性的	30年
10	党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
11	党群系统启用印章的文件和印模	永久
12	党群系统重要统计材料	永久
13	以党委办名义下发的文件材料	?
	A、综合性的或重要的	永久
	B、一般性的	30年或 10年
14	党委保密、秘书工作的有关文件	30年
15	党委各部、委、分党委、总支、直属支部报党委的年度工作计划、总结	永久
16	重要的群众来信来访及处理材料	?
	A、有领导重要批示和处理结果的	永久
	B、其他有处理结果的	30年
17	学校下级党组织报校党委的报告请示及党委的批复	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
18	党委与有关机关联系、协商工作的来往文件	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
19	反映本校党委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
20	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：纪委、监察处（类目代号：DQ12）

序号	类目名称	保管期限
1	上级纪委、监察部门关于纪检、监察工作的文件	?
	A、针对性的或重要法规	永久
	B、一般性的	10年
2	获上级纪委监察部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	纪检、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
4	纪检、监察工作计划、总结、决定、报告、综合调查材料及各种统计报表	永久
5	以纪委或监察处名义上报、下发的文件(含请示、批复)	永久
6	学校发生的重大问题的处理文件材料	永久
7	沙巴体育平台会议记录、纪要	永久
8	沙巴体育平台办公室的会议记录	30年
9	副处以上干部廉政建设民主生活会记录	永久
10	校纪检委员会及总支纪检委员会名单	永久
11	教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等（个人案卷）	?
	A、大案、要案	永久
	B、一般性的案件	30年
12	党员处分、复查材料	30年
13	重要的群众来信来访及处理材料	?
	A、有领导重要批示和有处理结果的	永久
	B、其他有处理结果的	30年
14	反映本校纪检、监察工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
15	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：组织部（类目代号：DQ13）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于组织（党校）工作的文件	?
	A、针对性的或重要法规	永久
	B、一般性的	10年
2	获上级党委组织（党校）部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	组织部、党校工作计划、总结、决定、报告、调查材料、各种统计报表	永久
3	组织开展党员干部教育活动的文件材料	?
	A、综合性的、重要的	永久
	B、一般性的	30年
4	科级以上干部的任免通知及有关文件材料	永久
5	副处级以上干部名册	永久
6	党校举办各种培训班的计划、名单及其他材料	永久
7	分党委、党总支、直属党支部的改选、增补报告及批复	永久
8	吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的决议、决定	永久
9	组织部、党校规章制度、管理办法、岗位职责	30年
10	党员异动（转入、转出）名册	永久
11	党员名册；各党总支、直属党支部委员会名册	永久
12	落实政策的有关文件材料	?
	A、决议、决定	永久
	B、一般性的	30年
13	部务会议记录	30年
14	副处级以上干部考察材料	永久
15	干部离休报告、待遇及更改工作时间的文件材料	永久
16	反映本校组织工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
17	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：宣传统战部

(一)宣传工作材料（类目代号：DQ14）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于宣传工作的文件	?
	A、针对性的或重要法规	永久
	B、一般执行性的	10年
2	获上级党委宣传部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	本校宣传工作计划、总结、报告及批复、综合汇报材料（含统计报表）	永久
4	国内外反映本校重大活动的剪报、图表、照片、录音、录像材料及文字说明	永久
5	校报（装订本）——入CB13类	永久
6	校党委中心学习组的会议记录、纪要	永久
7	理论学习的决定、计划、总结、通知及组织开展各种宣传教育活动的文件材料	?
	A、重要性的	永久
	B、一般性的	30年
8	教职工法制教育的文件材料	30年
9	教职工思想动态及调查材料	30年
10	其它有必要归档的文件材料	视情况而定

（二）统战工作材料（类目代号：DQ14）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于统战工作的文件	?
	A、针对性的、或要执行的重要法规	永久
	B、一般执行性的	10年
2	获上级党委统战部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	统战部工作计划、总结、报告及批复	永久
4	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
5	各级人大代表、政协委员和上级民主党派组织领导人员名单（册）及审批材料	永久
6	民主党派人士任职的文件材料	永久
7	民主党派成员和负责人名册及有关材料	永久
8	侨务对象、台胞、台属名册	永久
9	统战工作重要会议记录	永久
10	本单位规章制度、管理办法、岗位职责	30年
11	台、港、澳和侨务工作材料	?
	A、重要的	永久
	B、一般性的	30年
12	反映本校统战工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
13	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：工会 (类目代号：DQ15)

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关工会工作的文件	?
	A、针对性的、或要执行的重要法规	永久
	B、一般要执行性的	10年

2	获上级工会表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、校级以上表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的、学校工会表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	以工会名义上报、下发的文件(含请示、批复)	永久
4	校教代会、工代会文件材料	?
	A、教代会、工代会通知、报告，议程、决议、领导讲话、大会发言稿及有关声像材料；大会主席团成员、代表名单；候选人登记表和情况介绍；选举办法、选举结果和上级批复	永久
	B、大会提案及办理情况	30年
5	校工会工作计划、总结、决定、各种统计报表	永久
6	校工会委员会会议记录、纪要	30年
7	基层工会干部名册	30年
8	会员名册	30年
9	工会组织大型文体活动的文件材料(含教工运动会材料及竞赛记录、结果等)	30年
10	劳保困难补助办法、规定；福利工作材料、财务报表	30年
11	反映女工工作、家属工作的文件材料(家属委员会的材料入此)	30年
12	处分会员的有关材料	30年
13	反映本校工会工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
14	本校计划生育工作的计划、总结、统计年报表等文件材料	永久
15	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：团委（类目代号：DQ16）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于共青团的工作文件	?
	A、针对性的或要执行的重要法规	永久
	B、一般执行性的	10年
2	获上级共青团表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、团中央、省、市、沙巴体育平台表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	以团委名义上报、下发的文件	永久
4	本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件)	永久
5	沙巴体育平台工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表	永久
6	沙巴体育平台规章制度	30年
7	团干部名单、团员名册	永久
8	团委会记录、纪要	30年
9	团委工作典型调查材料	30年
10	处分团员的材料及复查材料	30年
11	批准入团、离团的材料及名单	30年
12	团委牵头进行的重大活动的有关材料(含组织的大型文体活动)	30年
13	社会实践、社团活动有关材料	30年
14	反映本沙巴体育平台工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
15	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：学生工作部（处）（类目代号：DQ17）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关学生工作、学生思想政治的文件	?
	A、针对性的或重要法规	永久
	B、一般执行性的	10年
2	获上级党委学工系统、学联表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	学生工作处（部）工作计划、总结、报告、请示与批复、统计报表（含本科生考硕统计、就业情况统计等）	永久
4	本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例	永久
5	全校学生工作会议文件材料及组织开展各种全校学生活动的文件材料	?
	A、综合性的、重要的	永久
	B、一般性的	30年
6	学生管理的规章制度、管理办法	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
7	学生思想政治工作典型调查材料、信息和统计	?
	A、综合性的	永久
	B、一般性的	30年
8	学生政治工作队伍的选拔、管理文件	?
	A、综合性的重要的	永久
	B、一般性的	10年
9	各院系学生工作干部（含副书记、团委干部、辅导员）名单	永久
10	勤工俭学有关材料	30年
11	助学贷款有关材料	30年
12	本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	30年
13	学生会的文件材料	30年
	A、干部名单、工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表	永久
	B、学生会规章制度	30年
	C、一般性的	10年
14	本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件)	永久

二、行政类（XZ）

主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

立卷部门：党政办、督查处(类目代号：XZ11)

序号	类目名称		保管期限
1	上级有关高校行政管理的综合性文件材料		?
	A、针对性的及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等		永久
	B、通知、通报、决定等一般性的		10年
2	以学校名义发布的文件		永久
3	公章使用登记本、介绍信存根、来信来访		30年
4	学校工作简报、信息、动态等		永久
5	校领导在学校大会上的讲话稿和参加校外会议的发言稿		?
	A、重要的		永久
	B、一般的		30年
6	全校性的规章制度、管理办法		永久
7	学校年度、学期工作计划、报告、总结、年报、综合统计			永久
8	学校综合评估材料			永久
9	学校向上级的请示与批复			?
	A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告			永久
	B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告	重要的		30年
		一般的		10年
10	同级、下级单位的来函、请示、报告及学校的复函、批示、批复(分类立卷)			?
	A、重要业务问题的			永久
	B、一般的			30年
11	有关全校性工作的调查材料和经验总结			永久
12	全校性工作会议、表彰会、座谈会文件			?
	A、请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道			永久
	B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报			30年
13	以本校为主联合召开的会议文件材料			?
	A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道			永久
	B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报			30年
14	本校协办联合召开的会议文件材料			?
	A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本			30年
	B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本			10年
15	校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要			永久
16	校领导参加全国、全省重要会议的文件材料			30年
17	代表学校参加全国、全省性会议的典型发言、经验介绍			?
	A、重要的			永久
	B、一般的			30年
18	省级以上主要领导同志或重要人物的批注，修改、签字的文件			永久
19	省级以上领导及市政府主要领导视察本校的讲话、报告、题词、照片、录像和录音带			?
	A、重要的			永久
	B、一般的			30年
20	学校统计年鉴、年鉴、历史沿革、情况介绍			永久
21	本校大事记			永久
22	本校教育事业规划、计划及上级批复			永久
23	学校启用印章的文件及印模、作废公章			永久
24	本校与其他高校合作办学的合同、协议、会议材料等文件材料			?
	A、重要的			永久
	B、一般的			30年
25	校史工作材料			永久
26	校长办的工作计划、总结及岗位职责			30年
27	以校长办公室名义发布的文件			?
	A、综合性的或重要的			永久
	B、一般的			30年或 10年
28	学校与外单位的合同书、协议书、往来函件等文件材料			?
	A、重要的			永久
	B、一般的			30年
29	本校发生的重大问题的处理文件材料			永久
30	上级行政机关发给沙巴体育平台的奖状、锦旗、光荣册、纪念品等实物或照片及个人获奖证书的复印件			?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的			永久
	B、省级以上机关单项表彰的			30年
	C、市级、校级单项表彰的			10年
31	来信来访及处理材料			?
	A、有领导重要批示和处理结果的			永久
	B、其他有处理结果的			30年
32	区人民代表大会选举工作及各种普查工作形成的文件材料			30年
33	反映本校行政工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等			永久
34	院、系、所、中心工作计划、报告、总结			永久
35	院、系、所、中心开展各种学术活动的文件			?
	A、重要的			30年
	B、一般的			10年
36	院、系、所、中心、馆与国内单位协作的材料			?
	A、重要的			30年
	B、一般的			10年
37	学校、校办一般事务性的通知			10年
38	车队固定资产的卡片、帐本、统计表			永久
39	车辆的全套随车技术文件（图纸、说明书、操作规程合格证等）			30年
40	车辆的运行、使用、检修、事故记录及处理			30年
41	行车事故的调查及处理材料			30年
42	上级有关网络信息工作的文件			?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等			永久
	B、一般的			10年
43	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件			?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的			永久
	B、省级以上机关单项表彰的			30年
	C、市级、校级单项表彰的			10年
44	学校督查工作方面文件材料			永久
45	校园新闻材料			10年

立卷部门：人事处（类目代号：XZ12）

（一）综合材料 （类目代号：XZ12.11）

序号	类目名称	保管期限
1	本校人事工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
2	人事处工作计划、总结、报告、处务会议题呈报单	永久
3	群众来信来访及处理材料	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
4	反映本校人事工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
5	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

（二）人事工作材料（类目代号：XZ12.12）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于机构设置、职能配置和人员编制等工作的文件材料	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	30年
2	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的优秀教师、优秀教务工作者等重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	处分教职工的材料和复查、撤销处分的文件材料	?
	A、受警告（不含）以上处分的	永久
	B、受警告以下处分的	30年
4	教职工年度考核表（一式二份分别入干部人事档案和专业技术档案）、单位及个人年度目标考核结果的统计表	永久
5	教职工的录用、招聘、调入、复员转业军人安置的转移行政关系介绍信、商调函等有关文件材料	永久
6	教职工调出的转移行政关系的介绍信、存根、离校手续单等有关文件材料	永久
7	关于机构、编制规划、计划等报告及上级的批复	永久
8	关于校内机构设置、变化的文件材料	永久
9	人事处权限内的干部任免文件材料	永久
10	教职工援外、支援边远地区材料	30年
11	教职工校内调动、转编材料	永久
12	教职工退职、离职的文件材料	永久
13	选留、接收各类毕业生的文件材料	永久
14	人事工作统计报表	永久
15	教职工名册	永久
16	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

（三）劳资工作材料（类目代号：XZ12.13）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于劳资方面的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	30年
2	劳资统计报表	永久
3	教职工工资变动、起、停、扣发、补发的通知、名册等文件材料、	永久

4	教职工转正定级的报告、批复、名单、审批表、总结等文件材料	永久
5	使用临时工有关材料	30年
6	教职工工伤、评残的文件材料	永久
7	职工医保、养老保险的文件材料	永久
8	教职工停薪留职、离岗退养的合同、协议等文件材料	永久
9	教职工退休、离休、死亡、抚恤等文件材料	永久
10	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

（四）教师发展材料（类目代号XZ12.14）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于师资、专家、职称评定、出国（境）人员工作的文件材料	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	30年
2	师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报	永久
3	教职工评定、聘任专业技术职称文件材料	?
	A、专业技术职称批文（含审批表等）、名册	永久
	B、组织专业技术职称评委名册、评审程序等材料	10年
5	各类专家、省级青年骨干教师的有关材料	永久
6	教职工在职攻读硕士研究生、博士研究生和博士后以及以同等学力申请学位的报告、协议、审批表等	永久
7	教研室、研究室正副主任名册	30年
8	访问学者、教师进修计划、安排、总结、成绩登记册、毕业证、结业证登记册、协议等文件材料	永久
9	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
10	出国人员名册	永久
11	出国（境）讲学、研究人员有关材料	30年
12	出国（境）人员的公证书、协议书	30年
13	出国（境）人员考察、访问材料	10年
14	出国（境）探亲人员的有关材料	10年
15	参加国际比赛的有关材料	?
	A、获奖的	永久
	B、其他的	30年
16	教师业务考核材料	30年
17	聘请跨校院士、特聘教授、兼职教授、名誉教授的协议、审批表	永久
18	高级专家延长退休年龄的审批表	30年
19	教职工获政府特殊津贴的文件及证书复印件	永久

立卷部门：审计处

（类目代号：XZ13）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于审计工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	审计处规章制度、管理办法、岗位职责	30年
3	审计处工作计划、总结、情况反映、综合汇报材料	永久
4	审计工作统计年报及重要报表	永久
5	处级以上干部离任审计情况、结论及请示、批复	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
6	反映本校审计工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
7	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
8	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：武装、保卫处

（一）武装部工作材料 （类目代号：XZ14）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于武装、军训、人防、民兵等工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	武装部工作计划、总结、调查报告	30年
3	军训计划、总结、名册	永久
4	统计年报及重要报表	永久
5	武装部职责范围内的规章制度、管理办法、岗位职责	30年
6	军事课教学计划、教学大纲	30年
7	学校人防工作的文件材料	30年
8	有关征兵工作的文件材料	30年
9	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)	永久
10	防汛工作文件材料(含上级、本校的)	30年
11	军区下发的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
12	反映本校武装、军训、人防、民兵工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
13	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
14	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

（二）保卫工作材料 （类目代号：XZ14）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关公安保卫、消防工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	保卫处工作计划、总结、调查材料	永久
3	有关公安保卫、消防工作上报的报告、请示及批复	永久
4	保卫处规章制度、管理办法、职责范围	30年
5	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年

6	本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	永久
7	本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	永久
8	学校要害、重点部位的安全、消防工作	30年
9	学校安全措施和隐患解决方案	30年
10	全校治安、保卫、消防安全负责人员名册	30年
11	保卫工作简报(含定稿)	30年
12	出国(境)人员的政审材料(登记表、报告、审批手续等)	30年
13	以保卫处名义上报、下发的文件(含请示、批复)	30年
14	反映本校公安保卫、消防工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
15	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：后勤基建处（类目代号：XZ15）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关后勤基建工作的文件材料	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	本处关于学校基本建设、校园建设规划、征地工作方面的文件材料	永久
3	本处关于各类维修工程项目计划、合同	30年
4	本处关于各项工作管理的规章制度、管理办法	30年
5	本处工作计划、总结、调查材料、统计报表	永久
6	本处上报、下发的文件（含请示、批复）	30年
7	本处与宏观管理单位签订的合同、协议	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
8	本处与有关单位的往来函件	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
9	经营承包合同、协议	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
10	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
11	其他有必要归档的文件材料	视情况而定
12	上级有关饮食、水电、卫生、医疗、保洁、疾病预防等工作的文件材料	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
13	本处关于各项工作管理的规章制度、管理办法	30年
14	本处聘任人员合同、协议	30年
15	本处财产、房屋租用管理	30年
16	本处上报、下发的文件（含请示、批复）	30年
17	本处与宏观管理单位签订的合同、协议	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
18	本处与有关单位的往来函件	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
19	本处关于餐饮、水、电、卫生、医疗、保洁、疾病预防、健康教育、商业网点、校办产业工作的文件材料	30年
20	临时工用工方面的文件材料	30年
21	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
22	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：档案馆（类目代号：XZ16）

序号	类目名称	保管期限
1	上级关于档案工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	学校档案工作计划、总结	永久
3	档案工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
4	学校档案概况、发展规划、统计及统计年报表	永久
5	档案销毁清册	永久
6	档案室指南、全宗介绍	永久
7	档案检索工具、档案编研资料	永久
8	全省档案工作协作组会议文件材料	30年
9	反映本校档案工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
10	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
11	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：图书馆（类目代号：XZ16）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关图书工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	图书馆工作计划、报告、总结	永久
3	图书馆规章制度、管理办法、岗位职责及综合汇报材料	30年
4	图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报	永久
5	图书馆设备、图书添置计划、批复	永久
6	与外单位的重要往来函件、合同协议	?
	A、重要的	30年
	B、一般的	10年
7	反映本校图书馆工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
8	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
9	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：离退办（类目代号：XZ18）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关老龄、老干、离退休工作及关心下一代工委会工作文件	?
	A、针对性的或重要法规	永久
	B、一般性的	10年
2	获上级表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省、市、校党委表彰的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
3	老龄、老干工作、离退休办及关工委工作计划、报告、总结、请示、批复	永久
4	老龄、老干、离退休、关工委的规章制度、管理办法、岗位职责	10年
5	离、退休人员增减情况统计表	永久
6	离、退休教职工的花名册	永久
7	老龄、老干、离退休、关工委、协会组织开展的活动材料	10年
8	反映本校老龄、老干、离退休及关心下一代工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
9	其他有必要归档的文件材料	视情况而定
10	离、退休教职工的花名册	永久
11	老龄、老干、离退休、关工委、协会组织开展的活动材料	10年
12	反映本校老龄、老干、离退休及关心下一代工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	永久
13	其他有必要归档的文件材料	视情况而定

立卷部门：国资处（类目代号：XZ19）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关国有资产工作方面的文件	30年
2	本校资产管理工作方面的各项规章制度	永久
3	各种招投标合同、会议记录、纪要	永久
4	各类资产的统计报表	30年
5	各类资产的请购计划单、报告等	30年
6	校产、校具管理工作中产生的材料	30年
7	上级有关房改工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
8	房产、土地所有权和使用权的文件材料	永久
9	与有关单位签订的合同、协议等文件材料	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
10	职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续	永久
11	职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表及职工住房申请等文件材料	30年

立卷部门：校友办（类目代号：XZ21）

序号	类目名称	保管期限
1	校庆工作材料	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
2	校友工作材料	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年

立卷部门：信息中心（类目代号：XZ22）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关网络信息工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	网络信息工作计划、总结、统计报表及全校网络化建设规划	永久
3	网络工作规章制度、管理办法、岗位职责	30年
4	学校数字化校园网页	永久
5	反映本校网络信息管理工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
6	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
7	数字化校园材料	永久

三、学生类（XS）

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

立卷部门：教务处学生工作处创新创业学院、研究生教育教学部（类目代号：XS）

序号	材料内容	保管期限
1	高中档案、入学登记表、	永久
2	学生学业成绩表、实习鉴定表	永久
3	毕业生登记表、报到证存根	永久
4	奖惩记录	永久
5	体检表	永久

四、教学类（JX）

主要包括反映学科建设、专业设置、教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

立卷部门：教务处质量监控与发展规划处研究生教育教学部继续教育学院

（一）教学行政管理（类目代码：JX11）

序号	材料内容	保管期限
1	上级下达的有关教学行政管理、业务工作的文件材料	长期
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
3	教学规划、计划、教学工作规章制度、会议记录、工作、总结、简报、调研报告	永久
4	教学检查，评估文件材料	长期
5	优秀教学质量评奖材料	长期
6	教学工作情况汇总表	永久
7	教学工作的请示、批复、汇报材料	永久
8	以教务处名义上报、下发的文件	永久
9	本校学生参加全国英语等级考试、计算机等级考试文件材料、成绩、统计表	永久
10	教师资格证花名册，普通话水平测试成绩认定表	永久
11	学生运动会材料	长期
12	教师工作量的规定及执行情况	长期
13	教学工作其他文件材料	长期

立卷部门：教务处、各二级学院

（二）学科、专业与实验室建设（类目代码：JX12）

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	长期
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
3	专业、学科、实验室建设计划、简报、总结材料	永久
4	学科、专业建设材料	长期
5	学科、专业实验室建设制度、统计表	永久

立卷单位：教务处研究生教育教学部继续教育学院

（三）招生工作（类目代码：JX13）

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关招生工作的文件材料	长期
2	本院招生计划（含国家教委下达的招生计划）、招生简章、招生工作总结、请示、批复等	长期
3	招生统计报表及重要上报材料	永久
4	新生录取审批表及名册	永久
5	招生工作中产生的合同协议	永久
６	研究生入学试题	长期
７	研究生指导教师名册	长期

立卷部门：学生工作处（部）教务处研究生教育教学部继续教育学院

（四）学籍管理（类目代码：JX14）

序号	材料内容	保管期限
1	新生入学登记表	永久
2	在校学生名册	永久
3	学生学籍卡片	永久
4	各类学生成绩总册	永久
5	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	长期
6	学生处分材料	长期
7	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）	长期
8	学生活动材料	长期
9	学生会工作方面的文件材料	长期

立卷部门：教务处

（五）课程教学与教学实践（类目代码：JX15）

序号	材料内容	保管期限
1	课程总表和开课计划	长期
2	各专业教学计划、培养方案、各门课程教学大纲	永久
3	获国家级、省部级精品课程或优秀课程、重点建设课程的有关材料	长期
4	获校级精品课程或优秀课程、重点建设课程的有关材料	长期
5	优秀教案和教学比赛工作中形成的材料	长期
6	教学实习、生产实习、社会调查、社会实践实习的计划和总结	长期
7	专业教学检查材料	长期
8	教育实习队组名单、成绩册及相关工作文件材料	长期

立卷部门：教务处研究生教育教学部各二级学院

（六）毕业生（类目代码：JX16）

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关毕业生就业指导性文件材料	长期
2	毕业生管理工作计划、简报	长期
3	毕业生就业推荐计划	永久
4	毕业生名册	永久
5	毕业生登记表	永久
6	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	长期
7	毕业生考研名单及其考取学校名称	永久
8	优秀毕业论文及评审意见	永久
9	毕业生供需计划、统计、合同、协议及来往函件	长期
10	学位管理工作材料	长期

立卷部门：科研处、教务处、后勤基建处

（七）教材（类目代码：JX17）

序号	材料内容	保管期限
1	有关教材编写方面的文件材料	长期
2	自编、主编的教科书	长期
3	教材订购单	长期
4	学生用书目录	长期

立卷部门：继续教育学院

（八）成教文件、材料（类目代码：JX18）

序号	材料内容	保管期限
1	上级下达的有关成教工作方面的文件材料	长期
2	继续教育部工作计划、总结	永久
3	继续教育管理办法、规章制度	长期
4	举办进修、培训班名册	长期
5	联合办学协议，学生名册，毕业生名册，成绩册，学籍卡	长期
6	继续教育统计报表	永久
7	联合办学教学点有关经验总结等材料	长期
8	继续教学检查、评估及评优材料	长期
9	继续教育其他方面的材料	长期

五、科学研究类（KY）

主要包括科研综合管理、各科研项目从准备到成果鉴定及推广等科研实践活动中形成的文件材料。

立卷部门：科研处教务处校地校企合作处

（一）综合类 (类目代号:KY11)

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关科研工作的文件	长期
2	本部门在职能活动中形成的行政管理文件(包括报告、请示和批复，工作计划、总结，规章制度等)	永久
3	科研项目计划	长期
4	科研成果管理文件材料（包括科研项目执行情况，申报奖项材料及获奖材料，科研成果汇编等）	长期
5	上级下达科研经费的文件及本校科研经费管理文件材料	长期
6	申报科研基金及有关批复	长期
7	本校科研统计材料	长期
8	重大学术活动文件材料	长期
9 10	科研奖励工作文件材料科研工作其它方面的文件材料	长期长期

（二）研究开发课题材料 （类目代码KY12）

序号	材料内容	保管期限
1	课题申请、论证材料、结题材料	长期
2	下达课题的任务书或通知	永久
3	课题研究设计材料、合同、协议书	长期
4	计划执行情况、计划调整或撤销报告	长期
5	课题资金和预、决算材料	长期
6	自然科学研究有关实验、测试、观测、调查、考察的原始记录	永久
7	数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）	永久
8	项目设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
9	研究工作阶段小结、年度报告	长期
10	与研究工作配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等	永久
11	研究报告、研制报告	永久
12	论文专著	永久
13	工艺技术报告	永久
14	专家评审意见	永久
15	鉴定证书	永久
16	推广应用意见	长期
17	课题工作总结	长期
18	科研成果奖励申报与审批材料	永久
19	科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件	永久
20	专利申请书、证书原件或影印件	永久
21	有关转让的合同、协议书	永久
22	生产定型鉴定材料	永久
23	成果被引用或投产后反馈意见	长期
24	推广应用方案及实施情况	长期
25	试生产的设计文件、工艺材料	长期
26	成果宣传报导材料	长期

六、基本建设类（JJ）

主要包括学校在工程建设管理和工程项目建设具体工作（包括新建、扩建、改建、维修等）过程中形成的文件材料。具体归档范围参照国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发（1988）4号执行）。

立卷部门：后勤基建处审计处

（一）综合类（类目代号：JJ11）

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关基建工作的文件	长期
2	基建工作规章制度	长期
3	基建工作的计划、总结、简报	长期
4	基建工作总体规划	永久
5	基建工作年度（季度）总结、统计报表	永久
6	基建工程财务预、决算	长期
7	全校性总体规则、设计总平面图	永久
8	水、电、气、暖、通信网络分布图	永久
9	地质勘探、地形测量材料	永久
10	校区地形图、地籍图、校区划分图、地界图	永久
11	校区道路、围墙布局图、规划图及有关文件	永久
12	工程勘测、总体设计、地下干道布局图、现状图、竣工图的文件材料	永久
13	全校土地范围红线图、地界图	永久
14	征用土地补偿等凭证材料及协议书	永久
15	征用房屋协议书及补偿等凭证材料	永久
16	房屋产权变更的文件材料	永久
17	土地使用及变更的文件材料	永久

（二）单项工程材料（类目代号：JJ12）

序号		材料内容	保管期限
1		项目建议书及上级批复	永久
2		可行性研究材料，如可行性研究报告	永久
3		项目评估、设计任务书及计划任务书、设计基础等材料	永久
4		（1）设计基础	?
		①工程地质、水文地质、勘察设计勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土岩样及说明；	永久
		②地形、地貌控制点建筑物，构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录；	永久
		③水文、气象、地震等其他设计基础材料；	永久
?	（2）项目设计文件如：初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件、施工图设计、设计计算书、关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批材料（3）工程管理文件，如：征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书；承包合同、协议、招标、投标、租赁文件；施工执照；消防、卫生、水、电、气、暖供应协议书；产权证书等		永久
5	土地施工文件		?
	(1)土地开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸及会审纪要；		长期
	(2)施工组织设计、施工安全措施、施工工艺		长期
	(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定		长期
	(4)建筑材料实验报告		长期
	(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批		永久
	(6)土建施工定位测量地质勘察		永久
	(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图		永久
	(8)隐蔽工程验收记录		永久
	(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告		永久
	(10)分项目、分单位工程抽量检查、评定		长期
	(11)交工验收记录证明		长期
	(12)竣工报告及竣工验收报告		永久
6	设备安装及管理文件（含电器、代表安装）		?
	(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 (2)设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批		长期
			长期
	(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录		长期
	(4)隐蔽工程检查验收记录		长期
	(5)强度、密闭性试验报告		长期
	(6)设备调试记录		长期
	(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告		长期
	(8)系统调试、实验记录		长期
	(9)管线清洗、通水消毒记录		长期
	(10)管线标高位置、坡度测量记录		长期
	(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定		长期
	(12)竣工报告、竣工验收报告		长期

竣工验收材料，如：竣工验收报告、全部竣工图纸、质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议材料

七、仪器设备类（SB）

主要包括仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值十万元以上）的全套随机技术文件以及在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造和报废等全部活动过程中形成的文件材料。

立卷部门：教务处、国资处、各二级学院（类目代号：SB11、B12）

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关仪器、设备业务管理工作文件	长期
2	仪器、设备管理的规章制度	长期
3	仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	长期
4	上级或主管领导批复和准购批示	长期
5	定购合同（复印件）和会谈记要记录等	长期
6	进口设备过程中有关的技术商务文件	长期
7	开箱记录及装箱单	长期
8	安装调试记录	长期
9	双方签字移交文件验收报告	长期
10	索赔来往函件及结果文件	长期
11	设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
12	使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
13	重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存

八、产品生产与科技开发类（CP）

主要包括高校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

立卷部门：校地校企合作处、科研处

（一）综合性文件材料（类目代号：CP11、CP12）

序号	材料内容	保管期限
1	上级关于产品生产与科技开发管理的文件	长期
2	本单位制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表	长期
3	产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示	长期
4	开展生产与协作单位有关技术性管理性来往的文件材料	长期
5	产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表	永久
6	各经济生产实体的申办报告、审批及注册登记材料	长期
7	与有关单位个人签订的合同、协议等文件材料	长期
8	经济效益统计年报	长期
9	其他重要文件材料	长期

九、出版物类(CB)

主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、其他学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

立卷单位：编辑部、宣传统战部

（一）综合材料（类目代号：CB11）

序号	材料内容	保管期限
1	上级有关编辑出版工作的文件	长期
2	本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录	永久
3	本校编辑出版工作的请示与批复	永久
4	本校编辑出版工作规章制度、统计报表	永久
5	编辑出版部门管理工作中形成的其他文件材料	长期

（二）期刊（类目代号：CB12）

序号	材料内容	保管期限
1	《湖南人文科技学院学报》及每期的原稿、审稿单、样刊	永久

（三）报刊（类目代号：CB13）

序号	材料内容	保管期限
1	《湖南人文科技学院院报》	永久

十、外事类（WS）

主要包括外事综合管理和学校聘请的外籍专家、教师来校任教、外国留学生来校进修、学习及学校与国外大学校际交流等活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料。

立卷部门：国际合作与交流中心 （类目代号：WS11）

序号	类目名称	保管期限
1	上级有关外事工作的文件	?
	A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等	永久
	B、一般的	10年
2	外事工作工作计划、总结、统计报表	永久
3	学校重大外事活动中形成的主要文件材料及声像材料	永久
3	学校在外事活动中形成的一般文件材料及声像材料	30年
4	学校外事工作的规章制度、管理办法	永久
5	外事工作会议材料	30年
6	反映本校外事工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	10年
7	本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件	?
	A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的	永久
	B、省级以上机关单项表彰的	30年
	C、市级、校级单项表彰的	10年
8	其他有必要归档的文件材料	视情况而定
立卷部门：国际合作与交流中心（类目代号：WS12）
序号	类目名称	保管期限
9	上级对出国（境）人员管理的有关文件材料	30年
10	出国（境）人员的公证书、协议书	10年
11	出国（境）人员考察、访问材料	10年
12	出国（境）讲学、研究人员有关材料	30年
13	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书	永久
14	出国（境）探亲人员的有关材料	30年
15	出国人员名册	30年
16	师生参加国际比赛的有关材料	30年
立卷部门：国际合作与交流中心（类目代号：WS13）
序号	类目名称	保管期限
17	上级邀请外籍人士的计划、合同、纪要、备忘录	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
18	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文字、声像材料	30年
19	聘请外籍教师、专家来校讲学的报告、批复及有关材料	永久
20	外籍教师、专家来校讲学的讲稿、教材	永久
21	上级关于外籍人士来校进修、短期培训的批复和文件材料	30年
22	外籍人士来校进修、培训的计划、名单等	30年
23	来校参加国际比赛、竞赛的文件材料	?
	A、获奖的	永久
	B、其他的	30年
立卷部门：国际合作与交流中心（类目代号：WS14）
序号	类目名称	保管期限
24	中外合作校际交流协议、合同、纪要、备忘录	永久
25	国际校际交流的报告、请示及批件	永久
26	国际合作项目的申请报告、批件	永久
27	国际合作项目中本校完成的项目、成果、论文等材料	永久
28	国际合作项目中国外单位完成的项目、成果、论文等材料	30年
29	授予外籍人士名誉称号的材料	永久
30	双方互赠的礼品、纪念品	?
	A、重要的	永久
	B、一般的	30年
31	参加国际会议的有关文件材料	10年
立卷部门：国际合作与交流中心（类目代号：WS15）
序号	类目名称	保管期限
32	录取外国留学生审批材料	永久
33	外国留学生学籍登记表、学籍卡片	永久
34	教学计划、教学大纲、安排	30年
35	留学生学习情况、成绩、评语	永久
36	学位论文及学位证书复印件	永久
37	留学生名册	永久
38	留学生的奖惩材料	30年
39	学生去向及有关材料	30年

十一、财会类（CK）

主要包括财务管理和会计活动中形成的文字材料、凭证、账薄、报表等材料。具体归档范围参照财政部、国家档案局2016年1月1日起实施。新的《会计档案管理办法》执行。

十二、声像类（SX）

主要包括上级领导来校视察、学校领导的重要活动、学校党务行政各方面重要工作、会议、纪念等活动和学校历史发展中形成的，以音响、画面等方式记录相配套的材料。

立卷部门：宣传统战部、教务处、团委、各二级学院

（一）党群、行政工作（类目代号：SX12、SX19）

序号	类目名称	保管期限
1	学校党代会、教代会、团代会、学代会的声像	永久
2	学校重要的党政会议的声像材料	永久
3	学校校庆、重大纪念活动的声像材料	永久
4	校党政领导任职期间的工作照	永久
5	校党政领导参加重大公务活动的声像材料	永久
6	学校总结表彰会的声像材料	永久
7	校教职工被授予省级以上荣誉称号的声像材料	永久
8	省级以上领导同志来校观察工作形成的声像材料	永久
9	沙巴体育平台被授予各种荣誉称号的声像材料，省级以上领导及各界人士的题词	永久
10	关于报道学校重大活动的录像带	永久

（二）教学工作活动（类目代号：SX12、SX19）

序号	类目名称	保管期限
1	学校开学典礼、迎新、军训中的声像材料	永久
2	学生实习、论文答辩、社会实践的声像材料	永久
3	知名教授、专家来校讲学的声像材料	永久
4	教学工作表彰的声像材料	永久
5	学生毕业照片	永久
6	反映教学、实验活动的声像材料	永久
7	优秀教师、著名教授讲课的声像材料	永久
8	自制的教材、声像材料	永久
9	反映教学改革的声像材料	永久
10	教学比赛工作产生的声像材料	永久

（三）科研工作活动（类目代号：SX12、SX19）

序号	类目名称	保管期限
1	学校举行大型学术性会议的声像材料	永久
2	著名教授、专家作学术报告的声像材料	永久
3	科研课题评审鉴定会的声像材料	永久
4	科研成果颁奖会议的声像材料	永久
5	科研成果展览的声像材料	永久
6	反映学校科研工作的声像材料	永久

（四）各类运动会、文化艺术活动（类目代号：SX12、SX19）

序号	类目名称	保管期限
1	各类各级运动会的声像材料	永久
2	学校代表队参加各类运动会的声像材料	永久
3	学校代表队参加文娱调演的材料	永久
4	参加比赛所获证书、奖杯、奖状、锦旗的照片	永久
5	反映学校教职工体育、文娱活动的声像材料	永久

（五）其它（类目代号：SX12、SX19）

序号	类目名称	保管期限
1	学校主要建筑、校园风光的声像材料	永久
2	重要建筑项目的基地原、奠基仪式、竣工典礼的声像材料	永久
3	学校重大事故、突发事件及重大自然灾害和抢险救灾的声像材料	永久
4	学校治安保卫工作方面产生的重要声像材料	永久
5	重要仪器、设备、产品的照片	永久
6	其他工作中产生的具有保存价值的声像材料	永久

十三、实物类（SW）

主要包括学校各种活动中产生的锦旗、证书、奖牌、奖杯、公章、纪念品等载体材料。

（一）锦旗类 （类目代码：SW11）永久

（二）证书类 （类目代码：SW12）永久

（三）奖牌、奖杯类 （类目代码：SW13）永久

（四）公章类 （类目代码：SW14）永久

（五）字画、题词、纪念品（类目代码：SW15） 永久

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